15 Lý do cần có Kế hoạch kinh doanh

Lê Văn Tuyển(Dịch từ Entrepreneur)

Kế hoạch kinh doanh trên thực
tế là một công cụ không thể thiếu của các nhà quản lý và giống như mọi công cụ
khác, nó đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu được lý do tại sao lại cần đến một kế
hoạch kinh doanh cũng như phải có các kỹ năng để sử dụng kế hoạch một cách
chuyên nghiệp.

Những lý do hiển nhiên và rõ ràng mà bạn cũng như nhiều
nhà quản lý khác đều biết như: đó là một công cụ điều hành kinh doanh hữu ích,
giúp bạn quản lý tốt công việc để đi đến thành công; giúp bạn truyền đạt ý tưởng
đến các đồng nghiệp và là cơ sở cho mọi kế hoạch tài chính.

Nhưng cũng có
rất nhiều lý do quan trọng khác mà nhiều nhà quản lý đã không hề tính đến. Ví
dụ, nó còn giúp bạn thấy trước những thử thách, rủi ro có thể xảy ra trước khi
mọi việc đã trở nên quá muộn. Hay nói một cách khác, nó có thể ngăn ngừa bạn
không đi vào một dự án kinh doanh mà khả năng thất bại là quá rõ.
Vì vậy, để
thay đổi cách nhìn nhận, bạn hãy tham khảo 15 lý do sau đây xếp theo thứ tự từ
lý do mà bạn ít lưu tâm đến nhất đến những lý do mà ai cũng biết
rõ.

15. Thiết lập các mục tiêu cụ thể
Một sự quản lý tốt yêu
cầu phải thiết lập được những mục tiêu cụ thể và sau đó thực hiện theo đúng lịch
trình đã định. Nếu là một nhà quản lý, bạn dự đoán những diễn biến tiếp theo
trong kinh doanh như thế nào? Trên thực tế, có nhiều người thường đi tắt, đó là
lên kế hoạch ở trong đầu mà không viết cụ thể trên giấy tờ. Bạn chỉ có thể làm
theo cách đó nếu có khả năng phân chia trí nhớ thành từng ngăn dành cho từng kế
hoạch kinh doanh cụ thể. Nhưng khi công việc ngày càng phát triển, bạn vẫn tiếp
tục áp dụng phương pháp này, thì khó có thể tổ chức và sắp xếp các ý tưởng theo
một trình tự logic nếu không viết trên giấy để xác định vấn đề nào cần ưu tiên
thực hiện trước. Lúc này, điều bạn cần là một chiến lược rõ ràng và mạch lạc. Vì
vậy, hãy thiết lập một kế hoạch kinh doanh và lên lịch trình thực hiện
nó.

14. Thiết lập sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Một
số người có thói quen thiết lập một kế hoạch kinh doanh bên cạnh kế hoạch về các
việc cần làm trong cuộc sống gia đình để tiện theo dõi và so sánh. Các kế hoạch
cần phải linh hoạt vì trong cuộc sống hay xuất hiện những điều bất ngờ. Do đó,
hãy dành một vài khoảng trống dự phòng trong kế hoạch kinh doanh cho những lúc
bạn có việc gia đình cần ưu tiên giải quyết và ngược lại.

Đồng thời, hãy
chia sẻ chiến lược, những vấn đề cần ưu tiên và các hành động cụ thể với vợ
chồng, đối tác và những người có ý nghĩa quan trọng với bạn. Cuộc sống kinh
doanh của bạn diễn ra hối hả: đó có thể là việc trả lời gấp các cuộc điện thoại,
tiến hành đàm phán kinh doanh… Vì vậy, việc chia sẻ những lo lắng, dự định trong
công việc với những người thân và bạn bè, không chỉ giúp bạn phấn chấn và hào
hứng với công việc hơn, mà còn thiết lập được sự cân bằng giữa công việc với
cuộc sống riêng.

13. Sự thay thế và dịch chuyển trong kinh
doanh

Sự thay thế hay dịch chuyển trong kinh doanh có thể là một khái
niệm mà bạn cho là không quan trọng và bạn chưa từng bao giờ nghe thấy. Nó giống
như thế này: “Bất kể những gì mà bạn làm đều có thể có một cách làm khác nào đó
mà bạn chưa biết và chưa làm được”. Sự thay thế luôn nằm ở vị trí trung tâm
trong một chiến lược kinh doanh nhỏ. Liệu bạn đã nghe thấy điều này bao giờ
chưa?

12. Hợp lý hóa các quy trình

Một trong những đặc tính
chung của các công ty thành công, đó là không ngừng hợp lý hóa các quy trình
kinh doanh. Tuy nhiên, đây dường như lại là yếu tố ít được các chủ doanh nghiệp
quan tâm khi lên kế hoạch kinh doanh. Các quy trình kinh doanh chính là các công
đoạn trong kinh doanh đang được thực hiện như thế nào trong công ty bạn. Mọi
công ty đều có một vài quy trình, một số được xác định rất rõ ràng, trong khi
một số tiềm ẩn, khó nhận biết được. Mục đích ở đây là nhằm gia tăng hiệu suất
hoạt động và giảm thiểu chi phí trong khi vẫn đạt được các kết quả như mong đợi,
hoặc thậm chí tốt hơn.

11. Sự tăng trưởng kinh doanh kéo theo việc
thuê thêm địa điểm và tuyển dụng thêm nhân viên

Chi phí thuê địa điểm
hoạt động mới hay tuyển dụng những nhân viên mới là một trong những hoạt động
luôn nảy sinh trong quá trình kinh doanh, do vậy, bạn nên có kế hoạch về tài
chính và để dành một khoản chi phí cố định cho công việc này. Kế hoạch của bạn
có thường xuyên bị điều chỉnh vì hai lý do trên do sự tăng trưởng trong kinh
doanh không? Việc này có làm bạn bị động trong kế hoạch tài chính không? Bạn đã
nghĩ đến điều này trong kế hoạch kinh doanh của bạn chưa?

10. Quyết
định mua hay thuê những tài sản mới

Sử dụng kế hoạch kinh doanh giúp
bạn quyết định những gì sẽ xảy ra trong dài hạn, những gì được coi là đầu vào
quan trọng cho hoạt động kinh doanh. Việc mua bán quan trọng này sẽ diễn ra vào
thời điểm nào và trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu phải được đưa vào kế hoạch
kinh doanh.

9. Chia sẻ và giải thích những mục tiêu kinh
doanh

Bạn cần chia sẻ và giải thích những mục tiêu kinh doanh với đội
ngũ quản lý, nhân viên và những người mới đến làm việc. Hãy lựa chọn từng phần
trong kế hoạch kinh doanh của bạn để lên kế hoạch đào tạo những nhân viên
mới.

8. Phát triển những khối liên minh mới trong kinh
doanh

Sử dụng kế hoạch kinh doanh như một công cụ để thiết lập mục
tiêu cho sự liên minh mới, cũng như truyền đạt những phần được lựa chọn trong kế
hoạch kinh doanh của bạn tới các đối tượng mà bạn có ý định liên minh, liên
kết.

7. Liên quan đến sự chuyên nghiệp

Chia sẻ những điểm
quan trọng hoặc toàn bộ kế hoạch kinh doanh với luật sư và các nhân viên kế toán
của bạn, vì kế hoạch kinh doanh liên quan nhiều đến vấn đề tài chính và có thể
gặp những rủi ro nhất định. Và những người liên quan đến điều này là luật sư và
những nhân viên kế toán. Nếu như bạn thấy điều này là hợp lý, hãy chia sẻ và
nhận sự tư vấn từ họ.
6. Giúp cho việc bán hàng trở nên dễ
dàng

Thông thường xúc tiến và thúc đẩy hoạt động bán hàng sẽ là một
một phần rất quan trọng trong một kế hoạch kinh doanh. Nếu khách hàng và đối tác
biết đến bạn có một kế hoạch xúc tiến các hoạt động bán hàng, họ sẽ hiểu bạn có
cái gì, nó có giá trị như thế nào và tại sao họ muốn có nó.

5. Giúp
định giá tài sản

Giúp định giá tài sản của doanh nghiệp khi xảy ra
những vấn đề bất thường như ly hôn, thừa kế,… Định giá là một dạng xác định toàn
bộ hoạt động kinh doanh của bạn đáng giá bao nhiêu. Thông thường khi tính đến
yếu tố này trong một kế hoạch kinh doanh, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh
nghiệm. Kế hoạch kinh doanh sẽ cho các chuyên gia định giá biết bạn đang tiến
hành những hoạt động kinh doanh gì? Khi nào? tại sao và cần bao nhiêu chi phí để
thực hiện các hoạt động kinh doanh đó và nó sẽ sản xuất ra những sản phẩm/dịch
vụ có giá trị tính bằng tiền là bao nhiêu.

4. Tạo ra một hoạt động
kinh doanh mới.

Sử dụng một kế hoạch để thiết lập những bước đi hợp
lý cho việc bắt đầu một hoạt động kinh doanh mới, tức là phải có những câu trả
lời chính xác cho những câu hỏi: bạn cần phải làm gì? Nguồn lực gì sẽ cần để
thực hiện công việc của bạn? Và bạn mong đợi nó sẽ diễn ra như thế
nào?

3. Tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho một hoạt động kinh
doanh

Một kế hoạch không có vốn đầu tư thì không thể thực hiện được.
Nhưng nếu có vốn, mà kế hoạch không có tính khả thi thì cũng khó lòng triển khai
được. Thông thường, các nhà đầu tư muốn nhìn thấy bản kế hoạch kinh doanh của
bạn trước khi quyết định liệu có đầu tư vào dự án này hay không. Họ sẽ xem xét
và mong nhìn thấy ở bản kế hoạch của bạn một dự án kinh doanh đầy tính khả thi.
Ngoài ra, nhà đầu tư cũng muốn tìm thấy ở kế hoạch kinh doanh của bạn một chiến
lược rút lui dành cho họ, khi vì một lý‎ do nào đó họ muốn thu hồi vốn đầu tư và
rút lui khỏi công ty của bạn.

2. Kế hoạch kinh doanh là thứ không thể
thiếu khi bạn làm đơn xin vay vốn

Giống như các nhà đầu tư, các nhà
cho vay vốn cũng muốn nhìn thấy kế hoạch kinh doanh và mong đợi bản kế hoạch này
sẽ chứa đựng nhiều vấn đề quan trọng và mang tính khả thi.

1. Định
hướng phát triển hoạt động kinh doanh hiện tại trong tương lai

Đây là
vấn đề quan trọng nhất của một bản kế hoạch kinh doanh. Nó đòi hỏi phải thiết
lập được một chiến lược kinh doanh cụ thể và định vị các nguồn lực theo các thứ
tự ưu tiên chiến lược, xu hướng và sự tăng trưởng cơ bản theo thời gian.